Tietosuoja

Suomen evankelis-luterilaisella kirkolla ja Kotka-Kymin seurakunnalla on pitkät perinteet henkilötietojen käsittelyssä jokapäiväisessä toiminnassamme. Olemme aktiivinen osa yhteiskuntaa ja julkisoikeudellisena toimijana kaiken toimintamme on oltava läpinäkyvää sekä arvojemme mukaista. Vastuullisuus ja luottamuksellisuus korostuvat myös tietosuoja-asioissa ja olemme sitoutuneet suojaamaan jäsentemme, henkilöstömme sekä asiakkaidemme yksityisyyttä.

Mitä tietoja minusta voidaan kerätä?

Seurakunnan toiminta ja jäsenyys edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Näitä ovat mm.

• tunnistamistiedot, kuten nimi ja henkilötunnus henkilön yksilöimiseksi
• yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• seurakunnan jäsenyyteen ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten ilmoittautumiset tapahtumiin, tilaisuuksiin ja toimintaan sekä niihin liittyvät tiedot.
• lisäksi voimme kerätä asiointiin, tilauksiin, sopimuksiin ja toimintaan liittyviä tietoja toimintaamme varten

Tietojen pääasiallinen lähde on henkilö itse. Tämän lisäksi voimme saada mm. jäsentietojärjestelmän yhteystietojen päivittämiseen tietoja väestötietojärjestelmästä.

Mihin henkilötietojani käytetään?

Käytämme henkilötietoja Kotka-Kymin seurakunnan toiminnan ylläpitämiseen, jäsenyyden ja asiakassuhteiden hoitamiseen. Lisäksi käytämme henkilötietoja toiminnan ja palveluiden tuottamiseen, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen.

Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme tietojasi lakisääteisiin velvoitteisiin perustuen, esimerkiksi Kirkkolaki määrää kirkonkirjoista. Käsittelemme tietojasi myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella seurakunnan jäsenyyden, palvelussuhteen tai muun merkityksellisen asiakassuhteen johdosta. Käsittelemme henkilötietoja myös sopimussuhteen perusteella, esimerkiksi vuokrasopimukseen liittyen. Lisäksi voimme käsitellä tietoja henkilön antamaan suostumukseen perustuen.

Miten tietoja säilytetään ja suojataan?

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää hallintotapaa ja tietosuojakäytäntöjä.Pääsy tietoon on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtävissään. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä tai käsittelemiseltä sekä teknisin että hallinnollisin toimenpitein.

Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tietosuojaselosteiden esittämät käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten Kirkkolain, väestökirjanpidon, sekä kirjanpitoa ja muuta toimintaan koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
• Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi

Tietojen tarkistaminen

Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä lisätietoja antaa

• Tietosuojavaltuutettu Jyrki Lahti, jyrki.lahti@evl.fi, p. 040 827 7783.
• Tietosuojayhteyshenkilö Emilia Pulkki, emilia.pulkki@evl.fi, 040 196 7567

Tietosuojaselosteet

Kotka-Kymin seurakunnan tietosuojaselosteet on koottu omiksi tiedostoiksi, jotka voit ladata tämän tekstin alapuolelta. Tietosuojaselosteet ovat kunkin rekisterin tietosisältöä, tietojen käsittelyn oikeusperusteita sekä käyttötarkoituksia kuvaavia asiakirjoja.

Tietopyyntö

Henkilötietolain mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Lisäksi rekisteröidylle on kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä rekisteröidyn oikeuksista.

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot
• vaatia henkilötietojesi oikaisemista, tietojen täydentämistä tai poistamista
• peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä niiltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• sinulla on myös oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka, jos katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti
• sinun tulee tehdä pyynnöt tietojen tarkistuksesta ja muutoksista kirjallisena ja toimittaa se henkilökohtaisesti Kotka-Kymin seurakunnan kirkkoherranvirastoon, jossa henkilöllisyys todetaan.